Het uitvoeren van diepgaande onderzoeken tijdens GMP/GDP-audits

Hoe kun je je onderzoek richten op een bepaald onderwerp?

Bij het uitvoeren van GMP- of GDP-audits heb je niet genoeg tijd om alles in detail te onderzoeken. Meestal heb je één of twee dagen voor een hele fabriek, de mensen en het kwaliteitssysteem.

Meestal krijg je een glimp te zien van een document, een stuk apparatuur of de soorten reinigingsmiddelen die worden gebruikt bij de productie. Er zijn echter momenten waarop je iets grondiger wilt onderzoeken tijdens GMP- of GDP-audits. Deze blogpost bevat een aantal praktische tips over wat te doen bij het uitvoeren van diepgaande onderzoeken tijdens GMP- of GDP-audits.

Elke auditor heeft zijn eigen auditstijl en vaardigheden, maar er zijn twee zeer belangrijke kenmerken die een auditor nodig heeft om situaties te signaleren en analyseren die mogelijk ongewenst zijn; intellect en intuïtie. Intellect helpt de auditor de urgentie en impact van het probleem te begrijpen; intuïtie helpt de auditor het probleem in de eerste plaats op te merken.

Het kan iets eenvoudigs zijn zoals een ontbrekende logboekvermelding, of een logboek met vermeldingen die te mooi lijken om waar te zijn. Medewerkers van de geauditeerde die zenuwachtig worden of plotseling geen antwoorden meer geven, zijn ook goede indicatoren. Stel dat je hebt waargenomen dat er geen trainingsrecord beschikbaar is voor een medewerker in het laboratorium voor de HPLC-analyse die hij uitvoert, wat zou je doen? Eenvoudigweg de waarneming maken; "Een medewerker op de QC-afdeling heeft geen vereiste training gevolgd voor HPLC-analyse X" of ga je iets dieper graven?

Er zijn drie basisniveaus van inspectiediepte:

• Controle op afwezigheid,

• Controle op naleving,

• Controle op geschiktheid.

Controleren op Afwezigheid

Het is gemakkelijk en snel om iets te vinden dat ontbreekt, het is ook onbetwistbaar. Als er geen record is van de operator die de training heeft gevolgd, heeft hij deze niet gevolgd. Geen discussies daar.

Controleren op Naleving

Nu we weten dat de operator de training niet heeft gevolgd (afwezigheid), is het tijd om naleving te controleren. Is hij de enige operator op de QC-afdeling die zijn/haar trainingsprogramma niet heeft gevolgd of zijn er anderen? Wat gebeurt er in andere afdelingen? Het controleren van naleving is langzamer maar maakt het mogelijk om een enkel incident om te zetten in een systematisch gebrek, waardoor de ernst van de waarneming toeneemt.

Controleren op Geschiktheid

Op dit punt hebben we misschien vastgesteld dat niet alleen QC verplichte GMP/GDP-trainingen overslaat, maar ook andere afdelingen hetzelfde doen. We hebben afwezigheid en naleving aangevinkt. Dus, hoe adequaat is de training voor de mensen die hun trainingsprogramma hebben gevolgd?

Wordt het overgeslagen omdat het saai/herhalend wordt beschouwd of misschien niet van toepassing is op hun werkelijke werkzaamheden? Het controleren van de geschiktheid van het trainingsprogramma kost veel tijd, maar aangezien het een fundamentele GMP/GDP-activiteit is, zou je misschien meer tijd toewijzen om het trainingsprogramma verder te onderzoeken dan alleen op te merken dat de QC-operator geen training heeft gevolgd voor HPLC-analyse X.

(on)Perfecte Systemen

Soms zul je merken dat er op het eerste gezicht niets ontbreekt, alle logboeken correct zijn ingevuld, iedereen is volgens schema getraind en alle leveranciers zijn geauditeerd. We hebben slechts één bedrijf geïnspecteerd in onze negenentwintig jaar ervaring in GMP/GDP waar we vertrokken met nul waarnemingen. Met die kennis in gedachten, als het er te mooi uitziet om waar te zijn, is dat meestal ook zo.

Er zijn bedrijven die 99% van hun PQS (farmaceutisch kwaliteitssysteem)/QMS (kwaliteitsmanagementsysteem) op orde hebben, maar slechts 10% van hun proceskennis. Ze zullen onvermijdelijk falen voor een overheidsinspectie maar zouden ook moeten falen voor jouw audit.

Er zijn duidelijke waarschuwingssignalen in deze gevallen;

• De geauditeerde gebruikt FMEA bij risicobeoordeling maar geen andere methode of tool, Worden Out of Trends van zijn proces echt onderzocht door de geauditeerde?,

• Het trainen van dezelfde operator op dezelfde SOP voor de vijfde keer,

• De geauditeerde heeft afwijkingen/wijzigingsbeheer/training etc., maar heeft geen antwoord wanneer je vraagt wat kritiek is in het proces van de geauditeerde,

• Heeft prachtige flows van mensen, materialen, enz. in zijn layout (aangezien dat vereist is), maar geen risicoanalyse beschikbaar is die verband houdt met de stromen. Wat zou je waarnemen in deze gevallen?

Al deze waarschuwingssignalen zouden je moeten aansporen om dieper te graven. Het lijkt erop dat alles in het QMS in orde is, maar tegen welke kosten? In onze ervaring is er altijd een compromis.

Data-Integriteit

Enkele van de meest voorkomende geregistreerde waarnemingen op het gebied van data-integriteit bij overheids-/leveranciersinspecties zijn;

• Het terug- en vooruitdateren van gegevens (niet gelijktijdig)

• Registratie/ondertekening voor anderen

• Ondertekenen voor de afwezige dagen

• Wissen van gegevens met mes/gum etc.

• Het herschrijven van de gegevens zonder autorisatie

• Fabriceren van gegevens

• Verwijderen van gegevens

• Het niet bewaren van raw data

• Onwenselijke resultaten (OOS, OOT) werden genegeerd en niet onderzocht Heranalyse van mislukte batches

Auditor opleiding

De audit is een van de belangrijkste instrumenten geworden om de bekwaamheid en naleving van farmaceutische leveranciers en aannemers te beoordelen. Regelgevende eisen, de toenemende uitbesteding van allerlei (productie)activiteiten en de globalisering van de toeleveringsketen hebben ertoe geleid dat er in alle delen van de wereld steeds meer audits worden uitgevoerd.

Bij elke audit is de echte uitdaging om tot een grondige en waarheidsgetrouwe beoordeling van de gecontroleerde onderneming te komen – ondanks alle opzettelijke en onopzettelijke moeilijkheden waarmee de auditor wordt geconfronteerd. Ook wanneer afwijkingen worden geconstateerd, moeten deze zodanig worden gewogen, geformuleerd en gecommuniceerd dat de gecontroleerde geneigd is de feitelijke problemen op te lossen.

PCS heeft een 2-daagse training ontwikkeld om de aanwezigen meer kennis en inzicht te geven in de fijne kneepjes van auditing. Tijdens de training zullen lezingen door zeer ervaren auditors/trainers, casestudy’s en discussiefora de aanwezigen de gelegenheid bieden om hun ervaringen te delen en de uitdagingen te bespreken die zij ervaren bij het uitvoeren van audits. Deze training is bedoeld om elke auditor meer tools en tricks aan te reiken om tot een grondige beoordeling van de gecontroleerde onderneming te komen.