Foolproof batchrecords - de procesbenadering

Goed ontworpen batchdocumenten

In mijn ervaring realiseren veel bedrijven zich niet dat voor een juiste ontwikkeling van batchdocumenten het onderliggende productieproces grondig moet worden geëngineerd en georganiseerd.

We weten allemaal dat batchdocumenten moeten voldoen aan veel eisen. In ons vorige blog hebben we deze eisen vanuit een regelgevend oogpunt uitgebreid besproken. Ter herhaling, uw batchdocumenten moeten;

• In overeenstemming zijn met het dossier en de GMP,

• Gemakkelijk in te vullen zijn,

• Gemakkelijk te beoordelen zijn door de QP (Kwaliteitsverantwoordelijke Persoon),

• Principes van Data Integrity bevorderen.

Veel GMP-bedrijven realiseren zich niet dat voor een juiste ontwikkeling van batchdocumenten het onderliggende productieproces grondig moet worden geëngineerd en georganiseerd.

Iedereen praat over Quality by Design, maar krijgen we de juiste resultaten tijdens de Tech Transfer? Wanneer de ontwerpfase is afgerond, zou ik verwachten een goed georganiseerd proces te vinden met goed gedefinieerde input (materialen), parameters en sampling plan. Dit vormt immers de basis voor een degelijk batchdocument.

Voorbeelden van een ongeorganiseerd productieproces

Wat ik in veel gevallen zie, zijn georganiseerde productieprocessen die niet goed zijn georganiseerd. Om een paar voorbeelden te geven;

• Productiestappen zijn niet (of verkeerd) genummerd (kan een gevolg zijn van een of meer van de volgende punten),

• Samenvattende diagrammen zijn niet opgenomen, deze zijn bedoeld om uit te leggen hoe het proces is georganiseerd,

• Meerdere productiestappen worden gecombineerd tot één stap (bijvoorbeeld oogsten uit de fermentator gevolgd door centrifugeren),

• Het is onduidelijk waar en wanneer grondstoffen nodig zijn in een productiestap,

• Parameters zijn niet correct gespecificeerd als kritisch of essentieel (en waarom),

• Geen bereiken worden opgegeven voor procesparameters, en wat er zal gebeuren met het proces of het product als het proces buiten die bereiken werkt,

• Er wordt geen inzicht gegeven in waarom parameters zijn gekozen, of precies wanneer en hoe een monster moet worden genomen,

• Er worden geen tussenproducten en/of maximale bewaartijden voor die tussenproducten vermeld. Het resultaat van deze factoren zal meestal een slecht batchdocument zijn, eenvoudigweg omdat de achtergrond (Ontwerp van het Proces) slecht is, wat wordt veroorzaakt door het feit dat een juist procesontwerp meestal niet als kritiek wordt beschouwd voor het succes.

Als het proces zelf niet goed is geëngineerd, zal het moeilijk zijn om een eenduidig GMP-batchdocument te ontwerpen. Dit zal de naleving van de principes van gegevensintegriteit negatief beïnvloeden, op zijn minst. Als een proces goed is ontworpen, kunt u voor elke belangrijke verwerkingsstap/activiteit een apart batchdocument hebben.

Voordelen van eenduidige GMP-batchdocumenten

Het voordeel van deze aanpak is dat terwijl het proces vordert, de voltooide documenten veel sneller naar de QA (Quality Assurance) kunnen worden gestuurd voor beoordeling. Als gevolg hiervan kunnen eventuele problemen die door QA worden geconstateerd, veel eerder worden gerepareerd tijdens het proces van beoordeling en goedkeuring van de documenten.

Veelvoorkomende fouten

Als zijstapje: ik heb bedrijven gezien die batchdocumenten gebruiken waarin staat dat de resultaten van QC in het batchdocument moeten worden genoteerd. Afgezien van het feit dat dit op zichzelf al in strijd is met de principes van Data Integrity, zorgt dit ervoor dat de documenten zich voor langere tijd zonder doel binnen het productiegebied bevinden. Het is beter om aparte documenten te hebben voor deze oefeningen (of geautomatiseerde systemen).

Een andere zaak die ik vaak zie, zijn batchdocumenten waarin meer dan één parameter in één tabelcel moet worden ingevuld, zonder lijnen of andere scheidingstekens die aangeven waar precies de uitkomst moet worden ingevuld. Dit ondersteunt niet de vereiste; gemakkelijk in te vullen, noch is het gemakkelijk te beoordelen.

Andere batchdocumenten bevatten veel controlelijsten, waardoor de documenten nogal omvangrijk worden. Veel van die controles zijn niet kritisch voor de kwaliteit, terwijl ze de schappen vullen voor een minimum van 5 jaar. Veel bedrijven hebben speciale kluizen voor deze documenten, wat betekent dat dure, essentiële opslagruimte wordt verspild aan papier dat geen cruciale gegevens bevat.

Alleen kritische GMP-elementen opnemen

Naar mijn mening is het beter om alleen de kritische elementen van een proces in uw batchdocumenten op te nemen. Alle andere operationeel vereiste controles, enz. moeten worden vastgelegd met behulp van afzonderlijke systemen.

Dit bespaart QA (en QP's in Europa en China) veel tijd bij het beoordelen. Wat u in uw batchdocumenten moet vermijden, zijn standaardzinnen of volledige materiaallijsten die niet essentieel zijn.

Veel bedrijven hebben (fysiek) vaste apparatuur in veel kamers, met andere woorden: operators hebben geen andere keuze dan de apparatuur te gebruiken die in die kamer is vastgezet. Ja, ze moeten het gebruiken, maar het is niet nuttig om voor elk document uitgebreide materiaallijsten op aparte pagina's te verstrekken.

De uitkomst van een goed ontworpen batchdocument

Samenvattend heeft het ontwerpen van goede batchdocumenten vele benaderingsmogelijkheden. Maar als het goed wordt gedaan, wordt efficiënt gebruik bevorderd. Ten slotte ben ik ervan overtuigd dat als het ontwerp van de batchdocumenten goed wordt